¿Cuales son las responsabilidades del departamento de compras?

Una de las preguntas que nos hacen con más frecuencia es “¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras?” Nosotros hemos escrito en profundidad sobre las responsabilidades generales y el proceso operativo exitoso, pero no hemos revisado hasta la fecha la misma pregunta. Por lo tanto, vamos a analizar juntos la cantidad de responsabilidades del departamento de compras.

Las responsabilidades del departamento de compras pueden variar según el tipo de oficio de compras y el tamaño de su empresa. Algunas responsabilidades incluyen verificación de pedidos, crear pedidos, y recuperación de los gastos. Otros trabajan con proveedores y coordinar sus pedidos.

El trabajo del departamento de compras influye en toda la actividad de la empresa: en las ventas, el uso eficiente del capital de trabajo, la satisfacción del cliente con los precios y el surtido, la disponibilidad del almacén y la eficiencia de la cadena de suministro interna.

Está relacionado con el trabajo de los empleados de casi todos los departamentos, desde la contabilidad hasta el servicio de transporte. En este sentido, es necesario considerar cuidadosamente los aspectos organizativos de la logística de adquisiciones.

Responsabilidades del departamento de compras

Evaluar y seleccionar los proveedores

Quizás el más importante deber del departamento de compras es evaluar y seleccionar proveedores.

Selecciona el proveedor adecuado y todo funcionará sin problemas. Elije el proveedor equivocado y todo el negocio podría verse interrumpido. Por este motivo, muchos departamentos de compras tienen una lista de proveedores preferidos; que son empresas con un buen historial de entregas puntuales y con productos de calidad.

Si tienes la opción, siempre haz negocios con uno de tus proveedores preferidos.

Es importante conservar el derecho de seleccionar proveedores. Por supuesto, este derecho no significa que compras no debería solicitar ayuda para identificar o evaluar posibles proveedores.

Ingeniería, por ejemplo, puede solicitar la selección de proveedores mediante la evaluación de las capacidades de algunas materias primas y el rendimiento de éstas en los procesos.

Sin embargo, el personal que no es de compras no puede hacer compromisos con vendedores o celebrar acuerdos contractuales sin la participación del departamento de compras.

Revisar especificaciones

La autoridad para revisar las especificaciones de materiales está también dentro del control de compras, aunque otras áreas  a veces cuestionan este derecho.

El personal de compras debe trabajar duro para desarrollar conocimiento y experiencia con una amplia variedad de materiales.

Esta responsabilidad le permite a compras revisar las especificaciones cuando sea necesario. Por ejemplo, el personal de compras puede cuestionar si un material de bajo costo  puede cumplir con las tolerancias especificadas por un ingeniero.

El derecho a cuestionar las especificaciones de material también ayuda a evitar el desarrollo especificaciones de materiales que sólo un proveedor favorito de un usuario puede satisfacer.

Mediante la combinación de requisitos de compra, la compra a menudo también puede lograr menor costo total.

Actuar como el contacto principal con los proveedores

Históricamente los departamentos de compras han mantenido una política donde los proveedores tienen en contacto únicamente el personal de compras.

Aunque esto tiene sentido desde el punto de vista de control, algunas empresas de hoy están empezando a relajarse en esta política.

Hoy la compra debe actuar como el principal contacto con los proveedores, pero otras áreas debes ser capaces de interactuar directamente con los proveedores, según sea necesario.

La participación de varias personas permite que el proceso de comunicación entre clientes, compras, ventas y otras funciones internas pueda ser más eficiente y precisa.

Aunque la compra debe conservar el derecho de ser el contacto principal con los proveedores, con la participación de otras personas puede mejorar la transferencia de información y conocimiento entre la compra y venta en las organizaciones.

Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra

Un parte importante es que compras tiene el derecho de determinar cómo adjudicar los contratos.

Por ejemplo, si compras adopta un enfoque de licitación pública, ¿cuántos proveedores va a solicitar?

Compras también debe liderar o coordinar las negociaciones con los proveedores.

Una vez más, esto no significa que la compra no debe solicitar ayuda a otras funciones para apoyar el o los procesos de negociación.

Esto significa que compras se reserva el derecho de controlar el proceso global, actuar como un agente para cometer un buen acuerdo legal y negociar un buen precio de compra.

Deja un comentario

error: