¿Qué es el e-procurement? Ventajas y desventajas y como podrías sacarle partido

El e-procurement o aprovisionamiento electrónico, es el proceso de negocio a negocio (B2B) de solicitud, pedido y compra de bienes y servicios a través de Internet.

A nivel empresarial, un director de compras o un departamento de compras oficial establecerá las políticas para la adquisición de bienes y servicios para su negocio, con el objetivo de adquirir  al mejor precio posible o con el mayor valor al Se necesita tiempo.

Para lograr este objetivo, el personal de adquisiciones establece relaciones con los proveedores, negocia contratos y establece pautas o límites de compra sobre los tipos de compras permitidas y los tipos de artículos en los que se puede gastar el dinero.

Los software e-procurement permiten a los líderes de adquisiciones automatizar el cumplimiento de las políticas, la gestión de contratos y las relaciones con los proveedores dentro del sistema.

1. ¿Qué es el E-Procurement?

El aprovisionamiento electrónico es el proceso de compra y venta de suministros y servicios a través de Internet.

Se diferencia del comercio electrónico en que hace uso del sistema cerrado de un proveedor que normalmente está disponible solo para usuarios registrados.

Cuando se implementa correctamente, el aprovisionamiento electrónico abre las líneas de comunicación entre una empresa y un proveedor creando un enlace directo y facilitando interacciones como ofertas, órdenes de compra y correos electrónicos.

El proceso de compra puede simplificarse significativamente si la compra se digitaliza . Esto también ayuda a evitar errores y facilita la comparación de diferentes ofertas. Los compradores y proveedores están vinculados electrónicamente, lo que los libera de las tareas rutinarias

2. Sistemas de aprovisionamiento electrónico (e-Procurement)

El intercambio electrónico de datos (EDI) se desarrolló en la década de 1970 para mejorar el proceso de compra. Sin embargo, su naturaleza propietaria requería importantes inversiones iniciales.

El rápido advenimiento de la tecnología de Internet en la década de 1990 estimuló el crecimiento de sistemas de adquisión electrónica más flexibles basados en Internet.

Los defensores del comercio electrónico argumentaron que los sistemas basados en Internet reemplazarían rápidamente al sistema manual, ya que vimos que muchos proveedores de servicios de comercio electrónico aumentaron rápidamente a fines de la década de 1990.

Desde entonces, ha habido una sacudida entre estas compañías, ya que han luchado por encontrar un mercado sostenible.

Un gran número de empresas de comercio electrónico vio caer sus valores de acciones a principios de la década de 2000 y muchas ya no están en el negocio después de la explosión de la burbuja de las puntocom en 2000.

Los críticos argumentaron que el crecimiento en el comercio electrónico se había sobreinflado y que los ahorros para los usuarios eran inadecuados para justificar su tiempo e inversiones.

Hoy, sin embargo, muchas empresas de comercio electrónico bien administradas están comenzando a prosperar a medida que los usuarios se dan cuenta de los beneficios de sus servicios.

La base de datos que impulsa el sistema de adquisición electrónica reside en un servidor, pero el software está instalado en las estaciones de trabajo. E-procurement o aprovisionamiento electrónico también es accesible a través de Internet.

El sistema de e-procurement permite a los usuarios enviar electrónicamente sus solicitudes de compra al departamento de compras y permite compradores para transmitir órdenes de compra a proveedores por Internet, fax o correo.

El usuario del material inicia el proceso de adquisición electrónica ingresando una solicitud de compra y otra información pertinente, como la cantidad y la fecha necesaria, en el módulo de solicitud de compra.

El usuario del material puede recomendar proveedores o fuentes potenciales para la solicitud. A continuación, la solicitud de compra se aprueba y se transmite electrónicamente a un comprador en el departamento de compras.

El comprador revisa la solicitud de compra para verificar la precisión y el nivel de aprobación apropiado y determina el valor de la solicitud.

Si el monto es inferior a $ 25,000, el comprador extrae detalles de la solicitud de compra almacenada en la base de datos para preparar una orden de compra electrónica.

Luego, el comprador asigna un proveedor preferido de la base de datos de adquisiciones electrónicas, o utiliza un proveedor de la solicitud de compra.

Si el monto de la solicitud de compra está entre $ 25,000 y $ 50,000, se necesitan dos solicitudes formales de cotización antes de que se pueda liberar una orden de compra. Sin embargo, si el monto excede los $ 50,000, se debe elegir un proveedor mediante una oferta formal
proceso.

En el momento y lugar especificados, las ofertas se abren públicamente. La compra se otorga al mejor postor responsable, cuya oferta se ajusta a todos los requisitos de la solicitud.

Luego, se prepara una orden de compra electrónica (o un contrato formal para la compra de servicios) y se transmite o se envía por correo al proveedor seleccionado.

3. Ventajas del sistema del aprovisionamiento electrónico (e-Procurement)

El sistema tradicional de compra manual es una tarea tediosa y laboriosa.

Aunque EDI resolvió algunos de estos problemas, su naturaleza propietaria requiere un alto costo inicial, por lo que es inaccesible para las pequeñas empresas con presupuestos limitados.

Los sistemas de adquisición electrónica basados en Internet han cambiado el requisito de infraestructura, haciéndolo accesible para la mayoría de las empresas.

Los beneficios derivados de la implementación de un sistema de adquisición electrónica incluyen:

3.1. Ahorro de tiempo:

El e-procurement o aprovisionamiento electrónico es más eficiente cuando:

(a) selecciona y mantiene una lista de proveedores potenciales,

(b) procesa las solicitudes de cotización y órdenes de compra y

(c) realiza compras repetidas. Los compradores individuales pueden crear listas de proveedores preferidos para cada categoría de productos y servicios.

Por ejemplo, un grupo de proveedores de herramientas pequeñas puede estar compuesto por quince proveedores de herramientas pequeñas.

El comprador utiliza este grupo para comprar pequeñas herramientas. La lista se puede editar y compartir con todos los compradores de la empresa. Los datos de rendimiento del proveedor pueden actualizarse rápidamente y ponerse a disposición en línea en tiempo real.

La recopilación, clasificación, revisión y comparación de RFQ son procesos que requieren mucho trabajo y mucho tiempo. Usando el sistema de compra manual, una empresa típica puede tener que clasificar y comparar cientos de ofertas diariamente.

E-procurement elimina estas actividades de recopilación y clasificación sin valor agregado. La entrada de datos duplicados en la orden de compra se elimina ya que la información se puede extraer de la solicitud de presupuesto, ingresada originalmente por el usuario.

Además, un sistema de e-procurement o aprovisionamiento electrónico minimiza la necesidad de enrutamiento interdepartamental de solicitudes de compra en papel, agiliza el proceso de aprobación y automatiza la emisión de órdenes de compra.

Algunos sistemas de adquisiciones electrónicas se pueden programar para manejar las ofertas automáticas de artículos pedidos con frecuencia en un intervalo fijo, como diario o semanal, una práctica utilizada por algunos hoteles de casino en Las Vegas.

La capacidad de presentar ofertas automáticas es invaluable para el manejo de productos perecederos, que deben pedirse en lotes pequeños y otros artículos comprados con frecuencia donde se conocen las especificaciones.

3.2. Ahorro de costos:

Los compradores pueden manejar más compras y se reduce la tarea manual de hacer coincidir las ofertas con las solicitudes de compra.

Otros ahorros en los costos incluyen precios más bajos de bienes y servicios, ya que se puede contactar a más proveedores, costos de inventario reducidos debido a la capacidad de comprar con mayor frecuencia, menos compradores, costos administrativos más bajos, eliminación de la necesidad de formularios de solicitud de compra preimpresos y más rápido Cumplimiento de la orden.

3.3. Precisión:

El sistema elimina las entradas de doble clave, una vez por los usuarios de materiales y luego otra vez por los compradores. El sistema también mejora la precisión de las comunicaciones entre compradores y proveedores.

Más información actualizada sobre proveedores, con bienes y servicios disponibles en línea, permite a los usuarios evaluar sus opciones antes de preparar una solicitud de compra.

3.4. Tiempo real:

Los compradores tienen acceso en tiempo real a la solicitud de compra una vez que está preparada.

Una vez que se procesa la solicitud de compra, el comprador puede publicar la oferta al instante, en lugar de esperar a contactar a todos los proveedores individualmente para alertarlos de las ofertas.

El sistema permite a los compradores iniciar ofertas y los proveedores pueden responder en tiempo real las 24 horas, los 7 días de la semana.

3.5. Movilidad:

El comprador puede enviar, procesar y verificar el estado de las ofertas, así como comunicarse con los proveedores independientemente de la ubicación geográfica y la hora del día del comprador. Por lo tanto, el sistema de e-procurement electrónica es muy flexible.

3.6. Rastreabilidad:

El sistema de adquisición electrónica permite a los remitentes y compradores rastrear electrónicamente cada solicitud de compra a través del proceso, desde el envío hasta la aprobación y, finalmente, la conversión a una orden de compra.

Además, se pueden mantener pistas de auditoría para todas las transacciones en forma electrónica. El seguimiento de una oferta y transacción electrónica es mucho más fácil y rápido que el seguimiento de los registros en papel.

Los compradores y proveedores pueden solicitar información adicional en línea, dejar comentarios o indicar si están interesados en ofertar.

3.7. Gestión:

El sistema puede diseñarse para almacenar información importante del proveedor, incluso si los proveedores son minoritarios o de propiedad local, lo que permite a los compradores apoyar tales negocios.

Se pueden generar estadísticas resumidas e informes de rendimiento del proveedor para que la administración los revise y utilice para la planificación futura.

3.8. Beneficios para los proveedores:

Los beneficios incluyen menores barreras a los costos de entrada y transacción, acceso a más compradores y la capacidad de adaptarse instantáneamente a las condiciones del mercado, lo que hace que la adquisición electrónica sea atractiva para la mayoría de los proveedores.

4. ¿Por qué e-Procurement?

Cinco razones para obtener e-procurement o aprovisionamiento electrónico

1) El e-procurement reduce los costos del proceso

La adquisición electrónica reduce el esfuerzo y los costos por pedido: ni los solicitantes en su empresa ni sus compradores tienen que hacer una búsqueda larga en Internet o navegar por los catálogos impresos. Usted ordena en línea desde un catálogo estandarizado y verificado en términos negociados o utiliza una plantilla estandarizada para licitaciones.

El proceso de pedido es automatizado y electrónico. Nadie tiene que completar los requisitos, permisos o pedidos, enviarlos por correo electrónico a los proveedores, enviarlos por fax, entregarlos por teléfono o torturarse a sí mismos a través de diferentes tiendas web y finalmente dejar mucho papel.

Según un estudio realizado por la Asociación Federal de Gestión de Materiales, Compras y Logística eV (BME), una solución de e-Procurement con un sistema de catálogo reduce los costos de proceso en compras en un promedio del 30 por ciento.

2) el e-procurement o aprovisionamiento electrónico reduce los costos de materiales

Las compras electrónicas reducen los precios de compra: las  ofertas claras y transparentes aseguran que identifique la mejor oferta. Los catálogos uniformes y controlados con condiciones negociadas aseguran que usted reúna los requisitos y que sus empleados solo soliciten a proveedores calificados a precios negociados.

e-Procurement pone fin a la “compra inconformista”, compras salvajes. Según el BME  , las soluciones de e-Procurement con un sistema de catálogo reducen el precio de costo en un promedio de siete por ciento .

3) e-Procurement crea un alcance para tareas estratégicas

Una solución de e-Procurement  libera su compra de tareas rutinarias molestas . A través de la adquisición electrónica, sus empleados pueden   dedicarse a tareas cruciales, como seleccionar y evaluar proveedores o negociar ofertas y contratos marco.

4) e-Procurement crea un alcance para tareas estratégicas

Una solución de e-Procurement  libera su compra de tareas rutinarias molestas . A través de la adquisición electrónica, sus empleados pueden   dedicarse a tareas cruciales, como seleccionar y evaluar proveedores o negociar ofertas y contratos marco.

5) Integración con el sistema ERP, contabilidad financiera y procesamiento de facturas

Las soluciones de e-Procurement pueden integrarse con su sistema ERP utilizando interfaces preconfiguradas. Los datos maestros de proveedores, los centros de costos, las cuentas de mayor y las categorías de mercancías  solo se pueden mantener en un solo lugar y los pedidos se pueden asignar automáticamente.

La integración con una solución de procesamiento de facturas y su contabilidad financiera  reduce  aún más los costos del proceso y los riesgos de error . Además, aumenta la transparencia y una visión general.

5. ¿Vale la pena implementar el aprovisionamiento electrónico?

Muchas organizaciones utilizan hoy soluciones electrónicas para adquisiciones y contabilidad. Pero a menudo solo saben después de la introducción si la inversión en tecnologías modernas de adquisición a pago realmente vale la pena.

Para no experimentar una desagradable sorpresa, es necesario un cuidadoso trabajo preparatorio.

Los escenarios de adquisición a menudo se basan en muchos supuestos individuales, cuyos parámetros cambian constantemente, lo que dificulta la predicción de eventos futuros.

Actualmente, este es el mayor desafío al que se enfrentan las empresas al introducir sistemas de adquisición.

Pero, ¿cómo debería estructurarse un caso de negocios para que los gerentes puedan decidir si la compra de una solución de compra a pago realmente vale la pena? La respuesta parece banal: lo más simple posible.

En la práctica, una combinación de cuatro parámetros ha demostrado ser útil.

Se pueden medir, son fáciles de predecir y se pueden combinar y comparar con datos del pasado.

5.1. Definir estrategia de compra

Para aumentar su eficiencia, las organizaciones deben seguir una estrategia de compra clara y definir lo más claramente posible cómo desean realizar compras en el futuro.

Es muy probable que se necesiten canales de compra más inteligentes. Para poder determinar los beneficios de una solución de compra a pago, los gerentes de proyecto deben conocer el número de transacciones por subcategoría, unidad de negocio o país con la mayor precisión posible.

Sin embargo, determinar esta información de manera centralizada suele ser particularmente difícil para las grandes empresas, ya que los procesos de compra en los países individuales a menudo se manejan de manera muy diferente y existen sistemas con diferentes niveles de madurez.

Por lo tanto, la combinación de canales de compra no solo depende de las categorías (de productos), sino también del nivel regional de madurez del comportamiento de compra.

Tan pronto como se define la estrategia y la incorporación de proveedores asociados para cada país, también se puede calcular la influencia de la posible automatización.

El resultado es una comparación del nivel de automatización existente con la tasa de automatización y eficiencia por año que resultaría de la nueva estrategia de canales de compra.

Para el caso de negocios, esto significa que los encargados de la toma de decisiones de compras primero deben definir hacia dónde debe ir el viaje digital y solo luego comparar las cifras clave típicas, como los costos de transacción y las ventajas de tiempo, con el status quo actual.

Este primer paso es probablemente el más complejo. Para crear un caso de negocios válido,

5.2. Analizar las relaciones con los proveedores.

El factor más discutido de un caso de negocios es el ahorro a través de compras agrupadas de proveedores contratados verificados.

Sin embargo, las empresas no deberían sobrestimar el potencial de ahorro aquí, porque no todos los proveedores por contrato ofrecen automáticamente las mejores condiciones y lejos de todas las facturas sin que un pedido caiga en la categoría de Maverick Spend per se.

De hecho, a menudo sucede lo contrario: muchos productos se ordenan en condiciones favorables, aunque fuera de los canales predefinidos.

Para un caso de negocios, los gerentes de compras deben llevar a cabo un análisis de gastos y definir un punto de partida para cada subcategoría.

Sobre esta base, es posible medir o calcular los gastos reducidos debido a un mayor cumplimiento.

Los ahorros también se pueden cuantificar y evaluar con bastante claridad, como los precios, descuentos o descuentos negociados individualmente para los clientes.

5.3. Determinar la eficiencia y efectividad de los procesos.

Las preguntas básicas sobre la eficiencia y la efectividad de los procesos de compra son básicamente las mismas: ¿qué procedimiento ha resultado en qué ahorros y qué procesos han acelerado los procesos diarios en un factor de X? 

Sin embargo, para determinar el valor real de una solución de compra a pago para compras estratégicas, también se debe realizar un análisis de proceso Benchmarking ser realizado La razón: a los ejecutivos les gusta considerar que las estructuras antiguas automáticamente (junto con las nuevas tecnologías) conducen a un resultado comercial mejorado.

Sin embargo, esto es un error. Debido a estos supuestos, muchos casos comerciales adolecen de poco valor informativo o aumentan las expectativas exageradas.

5.4. Determinar la calidad y precisión de las facturas.

El último y, a menudo, el factor menos notado es el impacto de la calidad y precisión de los pedidos dentro de la contabilidad. Las cifras clave requeridas para decidir sobre una solución de compra a pago son el resultado de un análisis de excepciones de facturas, consultas y facturas bloqueadas o estacionadas.

Al clasificar las facturas en típicas relacionadas con la calidad Racimo, como precios incorrectos, números de artículo incorrectos o información faltante, se pueden observar los efectos concretos de una mayor precisión de los pedidos.

Los efectos sobre el tiempo de procesamiento de facturas y el volumen de procesamiento por equivalente de tiempo completo (FTE) se pueden calcular.

6. Conclusión: el análisis y la presentación son cruciales para el éxito

Un argumento comercial sensato para la compra de un sistema de e-procurement se basa esencialmente en el cumplimiento contractual, una mayor transparencia, eficiencia, eficacia y los efectos de una nueva solución de adquisición a pago en la contabilidad.

Sin embargo, el diablo está en los detalles: para crear una base para la toma de decisiones, los supuestos deben reducirse a un mínimo aceptable, si es posible, y también deben ser comprensibles para las partes interesadas fuera de la adquisición.

En la práctica, este puede ser uno de los mayores desafíos. Por lo tanto, para un caso de negocios, los gerentes de proyecto deben calcular las cifras clave con mucho cuidado, identificar abiertamente el potencial de mejora y no ocultar ninguna desventaja.

El seguimiento y la presentación de los resultados también deben hacerse con cuidado. Si elige el enfoque correcto, los propietarios del proyecto se sorprenderán de lo ansiosos que los CEOs apoyan la iniciativa de e-Procurement presentada. También existe una alta probabilidad de que la aceptación de los empleados en las compras se desarrolle positivamente.

Los defensores y los encargados de la toma de decisiones en e-Procurement siempre deben tener en cuenta una cosa: en el futuro, la reducción de costos ya no será el único motor para la compra de nuevas soluciones de TI. En tiempos de desarrollo dinámico del mercado, es mucho más importante que esto cree un valor agregado concreto para toda la empresa.

Una de ellas es la colaboración estratégica con redes de proveedores. Esta es la única forma de garantizar el éxito económico a largo plazo de las organizaciones: si el departamento de compras no contribuye a esto, se volverá superfluo en el futuro cercano.

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