¿Cómo desarrollar las políticas del departamento de compras?

Una correcta política del departamento de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda comprar de manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte en los proveedores.

La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una importante contribución a la rentabilidad.

Hay algunos principios importantes que debes tener en cuenta para la creación de una buena política de compras:

  • Transparencia: mantener toda la documentación, procedimientos y registros.
  • Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe tener igualdad a la hora de postular a las licitaciones.

Autoridad en las compras

En las primeras etapas del negocio puedes asumir la responsabilidad de todas las compras.

A medida que creces, puedes delegar a empleados específicos o permitir que cualquier empleado compre suministros hasta un cierto valor.

Arreglos informales pueden dar lugar a la compra ineficiente o generar residuos a través de la duplicación de las órdenes.

La creación de una estructura formal de adquisición permite identificar o nombrar claramente los individuos para asumir la responsabilidad de la compra de manera eficiente y obtener valor para el dinero invertido en los proveedores.

Límites de compras

La política debe establecer los límites de gastos para los empleados o gerentes que tienen la autoridad de comprar.

La empresa puede permitir a los jefes de departamento comprar suministros de bajo costo, como la papelería para la oficina, hasta un cierto valor sin tener que pedir autorización.

Si nombran a los directores o jefe(s)de compras, se pueden autorizar compras hasta un valor convenido sin solicitar autorización adicional.

Para las compras por encima del límite acordado, o para la compra de equipos que representan inversiones de capital, deben obtener la aprobación de del gerente o su consejo de administración.

Proveedores preferidos

Una política de contratación podrá establecer los nombres de los proveedores preferidos para ciertos tipos de productos.

Proveedores preferidos son empresas que han demostrado que pueden entregar suministros que cumplen con sus estándares de calidad a precios competitivos.

El uso de proveedores preferentes simplifica el procedimiento de compra, porque el responsable de compras no tiene la necesidad de acercarse a un número de diferentes proveedores y evaluar sus ofertas.

Selección de Proveedores

Si la empresa no cuenta con proveedores preferentes para determinados productos o suministros, se debe establecer los criterios para la selección de proveedores en la política de adquisiciones.

Es común que un comprador buscando un nuevo proveedor le pedirá  a tres empresas en promedio a presentar propuestas o cotizaciones.

La política de contratación debe especificar si la elección del proveedor será basada en la calidad del producto, la capacidad de cumplir con los plazos de entrega, precio, disponibilidad de servicio post-venta, o una combinación de esos factores.

Los criterios variarán con el tipo de compra. Por ejemplo, para la elaboración de pulpas de frutas, es probable que la calidad de la fruta sea el factor más importante.

En cambio, si buscas productos commodities como el papel de oficina, el precio probablemente va a ser decisivo.

Consideraciones Éticas

Para un número cada vez mayor de empresas,  las consideraciones éticas juegan un papel importante en sus decisiones de compra.

Tu política de contratación puede por tanto,afirmar que la empresa sólo ocupará a proveedores que tienen una política ambiental reconocida/certificada o una preocupación importante hacia sus empleados.

En este caso, la política puede señalar que tu empresa va a inspeccionar las instalaciones del proveedor para asegurar que existan buenas condiciones de trabajo.

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