Que función tienen el inventario y porque deberías mantenerlo controlado

Los procesos comerciales van acompañados constantemente de la creación de existencias de materiales, incluidos la producción y los bienes de consumo.

Estos pueden ser existencias de bienes en las redes de comercio y distribución, existencias de productos terminados, ensamblajes y componentes, materias primas y piezas para producción, etc. por lo tanto, todos los recursos materiales en varias etapas del proceso económico.

Los inventarios son uno de los componente principales de los activos corrientes y constituyen un elemento importante del proceso económico, además, tienen un impacto directo e indirecto en los resultados financieros.

Las empresas pueden manejar inventarios del tipo: materiales, producción inacabada y productos terminados, etc. Al mantener estas existencias de materiales, las empresas garantizan procesos de producción eficientes y continuos. Por lo tanto, el inventario físico juega un papel importante en todas las cadenas de suministro.

Sin inventario, las empresas no pueden construir productos, ofrecer servicios y ejecutar sus operaciones.

La interrupción del ritmo de producción en una economía moderna y compleja puede ocasionar pérdidas que excedan los costos asociados con la creación y el mantenimiento de estas

existencias.

Todo el nivel de existencias de materiales depende, entre otros;  sobre la cantidad de material utilizado en el proceso de producción, el grado de normalización y estandarización de los materiales utilizados, el rango de surtido de producción, las condiciones de suministro, etc.

1.Razones para mantener inventarios

Los inventarios surgen como resultado de diferencias en la intensidad de los flujos de suministro y consumo o por desviaciones en el consumo real del consumo planificado.

En la actualidad , la gestión de inventario se centra en la reducción máxima de inventario y la optimización del flujo de material. El propósito de la gestión de inventario es garantizar que sean necesarios para operar al menor costo posible .

Los inventarios están involucrados en procesos económicos debido a desajustes existentes entre la oferta y la demanda.

Por lo tanto, la razón general para acumular existencias en los eslabones posteriores de las cadenas logísticas (tanto externas como internas) es la aparición de diferencias en la intensidad (tasa) de entrada de flujo de material (suministro) y la tasa de salida (consumo de inventario).

El tamaño de la velocidad de flujo de las corrientes de material al punto de creación de inventario está determinado por la política de suministro de la compañía, tanto externa (pedidos) como interna (producción de pedidos). La tasa de salida está regulada por la intensidad del consumo de inventario, moldeada por la cantidad de demanda periódica (demanda) de inventario de los receptores.

Los conceptos logísticos modernos de gestión de producción e inventario se centran en maximizar las diferencias entre la intensidad del consumo de inventario (demanda) y el ritmo de la oferta (oferta) para lograr la continuidad de los flujos de material con un nivel mínimo de inventario.

Sin embargo, el inventario realiza varias funciones importantes que son la razón de su creación y mantenimiento, que se pueden clasificar en tres grupos básicos: funciones de anticipación, económicas y de protección.

1.1 Anticipar funciones

anticipar la satisfacción de las necesidades en la relación «proveedor-receptor». La creación anticipada y la reposición regular de inventarios garantiza la disponibilidad del producto y un alto nivel de servicio al cliente para satisfacer sus necesidades variables (a menudo estacionales) de una manera completa y rápida, al tiempo que reduce el costo de las ventas perdidas.

1.2 Funciones económicas

Manifestadas en el uso de:  el efecto de las economías de escala de producción y compras (la posibilidad de producción y compras en lotes económicos),  ahorros en la producción de existencias según la estacionalidad de la demanda y la oferta,  ahorros en compras en ofertas de descuento y descuentos de precios,  la posibilidad de crear acciones especulativas con fluctuaciones de precios e inflación.

1.3 Funciones de seguridad

Protección contra la incertidumbre de la demanda y los efectos de los retrasos en las entregas mediante la creación de amortiguadores de seguridad que eliminan el riesgo de agotamiento de existencias.

Como puedes ver, estas funciones de inventario juegan un papel importante en el funcionamiento eficiente y efectivo del sistema logístico de la compañía, lo que indica la necesidad a menudo justificada de crearlas. Por lo tanto, tradicionalmente, los inventarios se tratan como un «mal necesario», buscando la máxima reducción en el nivel asumido de servicio al cliente

2. Las Funciones también las podemos clasificar en un tono más informal

2.1 Para evitar la pérdida de pedidos (ventas)

Anticipar la satisfacción de las necesidades en la relación «proveedor-receptor». La creación anticipada y la reposición regular de inventarios garantiza la disponibilidad del producto y un alto nivel de servicio al cliente para satisfacer sus necesidades variables (a menudo estacionales) de una manera completa y rápida, al tiempo que reduce el costo de las ventas perdidas.

La empresa debe cumplir con los plazos de entrega a un nivel de servicio del 100%, esto significa que no pueden darse el lujo de fallar con el calendario de entregas, ya que esto conlleva pérdida de ventas. Para evitar esta situación, es primordial mantener inventarios.

2.2 Para estabilizar la producción

La demanda de un artículo fluctúa debido a numerosos factores – como la estacionalidad por ejemplo -. En un programa de producción, las existencias (materias primas y/o componentes) deben estar disponible para la producción según la demanda para evitar quiebres de stock e interrupciones en los procesos productivos.

Por lo tanto, se mantiene inventario  para resguardarse de este tipo de fluctuaciones.

2.3 Para satisfacer la demanda durante el período de reposición, compra o adquisición

El tiempo de espera para la adquisición de materiales depende de muchos factores, como la ubicación geográfica de los proveedores o las condiciones propias de la oferta y demanda, etc. Por lo tanto, se debe mantener inventario para satisfacer la demanda de materiales durante este tipo de instancias.

2.4 Para mantenerse al día con las cambiantes condiciones de mercado

Las empresas tienen que anticiparse a los cambios del mercado y deben mantener stock a la espera de la no disponibilidad de materiales o al aumento repentino de los precios.

Las cadenas de suministro son sensibles a los cambios, incluyendo los cambios en la disponibilidad de suministro de material como en los precios.

El departamento de compras debe anticiparse a la escasez de materiales o los aumentos de precios y aumentar las cantidades de compra o cobertura frente a estas incertidumbres.

La cobertura de stock es una respuesta común, por ejemplo, cuando parece probable una huelga de un proveedor.

Otra razón para la cobertura se produce cuando es inminente la posible escasez de algunos suministros básicos, y con ello, el aumento de precios. En estas situaciones, se compra un volumen o cantidad mayor que lo normal

Aumentar los niveles de inventario en respuesta a una amenaza de escasez puede ser una buena razón, al menos en el corto plazo

Uno de los objetivos primordiales de la compra y gestión de la cadena de suministro es el apoyo a las operaciones continuas e ininterrumpidas.

Si esto requiere un mayor inventario para evitar una escasez de materiales, entonces el comprador debe considerar tal acción, suponiendo que otras fuentes de suministro no están disponibles.

2.5 Para aprovechar los descuentos de precios

Los proveedores a menudo ofrecen descuentos por cantidad para alentar pedidos más grandes al departamento de compra.

Un comprador podría considerar pedir un suministro de 2 meses frente a un suministro de 1 mes, por ejemplo, a cambio de un descuento por unidad.

Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que un precio de compra más bajo no necesariamente se traduce en un menor costo total. Si no hay mayor costo asociado para mantener ese inventario es una buena idea.

A veces tiene sentido económico desde una perspectiva de costo total tomar ventaja de los descuentos por volumen ofrecidos por los proveedores. Pero se debe estudiar cada caso.

2.6 Para apoyar los requerimientos del servicio al cliente

Muchos productos, como los computadores, electrodomésticos y automóviles, requieren de servicios o piezas de repuestos. A falta de un adecuado inventario de repuestos, aumenta el riesgo de no cumplir los requisitos de servicio al cliente.

Para evitar esta posibilidad, las empresas suelen mantener un inventario de estos materiales.

La falta de piezas de repuestos,  pueden ser una importante fuente de  insatisfacción del cliente si se mantienen los niveles de inventario incorrectos.

Pronósticos de piezas precisas y sistemas de control de materiales son críticos para mantener niveles de inventarios adecuados y otorgar un buen servicio.

3. Concluyendo

Como podemos ver, estas funciones de inventario juegan un papel importante en el funcionamiento eficiente y efectivo del sistema logístico de la compañía, lo que nos indica que hay una necesidad a menudo justificada de tenerlos.

Por lo tanto,  los inventarios se tratan como un «mal necesario».

Los principios básicos de la gestión de inventarios que debes considerar son los siguientes:

  • Minimizar gastos en la compra, importación y mantenimiento de inventarios,
  • Prevenir existencias excesivas e innecesarias y su gestión óptima en caso de que ocurran.
  • Contrarrestando las pérdidas de cantidad y calidad, así como el consumo normal de inventarios.
  • asegurar la continuidad de la producción y el ritmo del servicio al cliente con mantener los costos de inventario lo más bajo posible, tales como:

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