¿Qué función tiene el inventario y por que deberías mantenerlo controlado?

La función principal de los inventarios es desacoplar las distintas fases de las operaciones y la cadena de suministro.

El inventario de materias primas desacopla a un fabricante de sus proveedores, lo que significa que el proveedor puede producir piezas en un momento conveniente dentro de su propio cronograma y el fabricante puede usar esos materiales posteriormente en el momento adecuado para su proceso de transformación.

De manera similar, el inventario de trabajo en proceso desacopla las diversas etapas de fabricación y el inventario de productos terminados desacopla a un fabricante de sus clientes.

Funciones del inventario

Hay cuatro razones principales para que las empresas lleven inventario:

1. Para protegerse de las incertidumbres.

En los sistemas de inventario, existen incertidumbres en la oferta, la demanda y el tiempo de entrega. El stock de seguridad es un inventario que se mantiene para protegerse contra estas incertidumbres. Si se conoce la demanda de los clientes, es factible, aunque no necesariamente económico, producir al mismo ritmo que el consumo. En este caso, no se necesitaría un inventario de productos terminados; sin embargo, cada cambio en la demanda haría que el sistema de producción también cambiara, lo que resultaría en una carga de trabajo muy desigual.

En lugar de un acoplamiento tan estrecho, se mantienen existencias de seguridad de productos terminados para absorber los cambios en la demanda, de modo que la producción pueda mantener un ritmo separado y más uniforme. De manera similar, se mantienen existencias de seguridad de materias primas para absorber las incertidumbres en la entrega de los proveedores en términos de cantidad y tiempo de entrega.

Se mantienen existencias de seguridad de los inventarios de trabajos en proceso para permitir averías inesperadas, trabajadores poco fiables y cambios de horario. La mayoría de las existencias de seguridad se pueden reducir mejorando la coordinación con proveedores y clientes en la cadena de suministro.

2. Permitir la producción y compra económicas.

A menudo es económico producir inventario en lotes (lotes), ya que permite la producción en un momento determinado, y luego no se realiza más producción del mismo artículo hasta que el lote está casi agotado. Esto hace posible distribuir el costo de instalación de producción entre una gran cantidad de artículos.

Producir u ordenar en lotes también permite el uso del mismo equipo de producción para diferentes productos. Un beneficio similar se aplica a la compra de materias primas.

Debido a los costos de pedido, los descuentos por cantidad y los costos de transporte, a veces es económico comprar en lotes grandes aunque parte de un lote se mantenga en inventario para su uso posterior. El inventario resultante de la compra o producción de material en lotes se denomina inventario cíclico, ya que los lotes se producen o compran de forma cíclica.

Utilizando los conceptos lean, la mayoría de las empresas están trabajando para reducir los tiempos y costos de configuración alterando el producto o proceso. Este esfuerzo puede resultar en lotes más pequeños e inventarios mucho más bajos. Idealmente, el tiempo de preparación se puede reducir de modo que el tamaño de lote económico sea una unidad.

3. Para cubrir los cambios anticipados en la oferta o la demanda.

Hay varias situaciones en las que se esperan cambios en la oferta o la demanda, lo que hace que las empresas mantengan un inventario de anticipación. Los cambios esperados en el precio o la disponibilidad de materias primas pueden provocar el almacenamiento de materias primas; por ejemplo, las empresas a menudo almacenan acero antes de una huelga prevista en la industria del acero.

Otra fuente de anticipación es una promoción de mercado planificada en la que se puede almacenar una gran cantidad de productos terminados antes de una venta. Las empresas de negocios estacionales a menudo anticipan la demanda para facilitar el empleo

Por ejemplo, un productor de acondicionadores de aire puede usar una estrategia de producción nivelada aunque la mayoría de los acondicionadores de aire se venden durante el verano.

4. Facilitar el tránsito.

Los inventarios que se mueven de un punto a otro en la cadena de suministro se denominan inventario de tubería o inventario de tránsito. Estos inventarios se ven afectados por las decisiones sobre el lugar de producción y por la elección del transportista.

Estos inventarios pueden tener un tamaño significativo cuando se utilizan barcos en lugar de aviones para transportar mercancías en todo el mundo. Obviamente, las empresas comparan los factores de costo y tiempo al evaluar varias opciones de transporte.

Los productos urgentes pueden ser más rentables cuando se transportan mediante el transporte aéreo costoso pero rápido porque llegan al mercado muy rápidamente.

En general, es fácil ver que hay muchas buenas razones para que las empresas mantengan inventarios. El inventario ayuda a las empresas a satisfacer la demanda de los clientes y al mismo tiempo permite que la empresa programe la producción de manera económica. Inventario de ciclos y stock de seguridad

2. Las Funciones del inventario también las podemos clasificar en un tono más informal

2.1 Para evitar la pérdida de pedidos (ventas)

Anticipar la satisfacción de las necesidades en la relación «proveedor-receptor». La creación anticipada y la reposición regular de inventarios garantiza la disponibilidad del producto y un alto nivel de servicio al cliente para satisfacer sus necesidades variables (a menudo estacionales) de una manera completa y rápida, al tiempo que reduce el costo de las ventas perdidas.

La empresa debe cumplir con los plazos de entrega a un nivel de servicio del 100%, esto significa que no pueden darse el lujo de fallar con el calendario de entregas, ya que esto conlleva pérdida de ventas. Para evitar esta situación, es primordial mantener inventarios.

2.2 Para estabilizar la producción

La demanda de un artículo fluctúa debido a numerosos factores – como la estacionalidad por ejemplo -. En un programa de producción, las existencias (materias primas y/o componentes) deben estar disponible para la producción según la demanda para evitar quiebres de stock e interrupciones en los procesos productivos.

Por lo tanto, se mantiene inventario  para resguardarse de este tipo de fluctuaciones.

2.3 Para satisfacer la demanda durante el período de reposición, compra o adquisición

El tiempo de espera para la adquisición de materiales depende de muchos factores, como la ubicación geográfica de los proveedores o las condiciones propias de la oferta y demanda, etc. Por lo tanto, se debe mantener inventario para satisfacer la demanda de materiales durante este tipo de instancias.

2.4 Para mantenerse al día con las cambiantes condiciones de mercado

Las empresas tienen que anticiparse a los cambios del mercado y deben mantener stock a la espera de la no disponibilidad de materiales o al aumento repentino de los precios.

Las cadenas de suministro son sensibles a los cambios, incluyendo los cambios en la disponibilidad de suministro de material como en los precios.

El departamento de compras debe anticiparse a la escasez de materiales o los aumentos de precios y aumentar las cantidades de compra o cobertura frente a estas incertidumbres.

La cobertura de stock es una respuesta común, por ejemplo, cuando parece probable una huelga de un proveedor.

Otra razón para la cobertura se produce cuando es inminente la posible escasez de algunos suministros básicos, y con ello, el aumento de precios. En estas situaciones, se compra un volumen o cantidad mayor que lo normal

Aumentar los niveles de inventario en respuesta a una amenaza de escasez puede ser una buena razón, al menos en el corto plazo

Uno de los objetivos primordiales de la compra y gestión de la cadena de suministro es el apoyo a las operaciones continuas e ininterrumpidas.

Si esto requiere un mayor inventario para evitar una escasez de materiales, entonces el comprador debe considerar tal acción, suponiendo que otras fuentes de suministro no están disponibles.

2.5 Para aprovechar los descuentos de precios

Los proveedores a menudo ofrecen descuentos por cantidad para alentar pedidos más grandes al departamento de compra.

Un comprador podría considerar pedir un suministro de 2 meses frente a un suministro de 1 mes, por ejemplo, a cambio de un descuento por unidad.

Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que un precio de compra más bajo no necesariamente se traduce en un menor costo total. Si no hay mayor costo asociado para mantener ese inventario es una buena idea.

A veces tiene sentido económico desde una perspectiva de costo total tomar ventaja de los descuentos por volumen ofrecidos por los proveedores. Pero se debe estudiar cada caso.

2.6 Para apoyar los requerimientos del servicio al cliente

Muchos productos, como los computadores, electrodomésticos y automóviles, requieren de servicios o piezas de repuestos. A falta de un adecuado inventario de repuestos, aumenta el riesgo de no cumplir los requisitos de servicio al cliente.

Para evitar esta posibilidad, las empresas suelen mantener un inventario de estos materiales.

La falta de piezas de repuestos,  pueden ser una importante fuente de  insatisfacción del cliente si se mantienen los niveles de inventario incorrectos.

Pronósticos de piezas precisas y sistemas de control de materiales son críticos para mantener niveles de inventarios adecuados y otorgar un buen servicio.

3. Concluyendo

Como podemos ver, estas funciones de inventario juegan un papel importante en el funcionamiento eficiente y efectivo del sistema logístico de la compañía, lo que nos indica que hay una necesidad a menudo justificada de tenerlos.

Por lo tanto,  los inventarios se tratan como un «mal necesario».

Los principios básicos de la gestión de inventarios que debes considerar son los siguientes:

  • Minimizar gastos en la compra, importación y mantenimiento de inventarios,
  • Prevenir existencias excesivas e innecesarias y su gestión óptima en caso de que ocurran.
  • Contrarrestando las pérdidas de cantidad y calidad, así como el consumo normal de inventarios.
  • asegurar la continuidad de la producción y el ritmo del servicio al cliente con mantener los costos de inventario lo más bajo posible, tales como:

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