¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?

Ninguna empresa puede prescindir de un departamento de compras que funcione bien . Con los conocimientos adecuados, el personal de este departamento puede optimizar toda la empresa.

Importancia del departamento de compras

La creciente importancia del departamento de compras crea oportunidades tanto para las empresas como para los propios compradores. Los departamentos de compras llevan años realizando la función de reducir estrictamente los costos.

Si falta algo, las personas acuden al departamento de compras . Allí se realizan los pedido y los materiasles/materias primas estarán disponibles en poco tiempo. Pero el departamento de compras no solo es responsable de las compras según sea necesario . Más bien, utiliza estrategias para garantizar que se identifiquen los ahorros potenciales en la empresa.

Al mismo tiempo, las medidas de optimización son poco frecuentes en este departamento, por lo que las pequeñas y medianas empresas, deben poner enfoque en regular y monitorearlas constantemente . En consecuencia, el departamento de compras puede hacer grandes ahorros en la empresa.

El departamento de compras debe ser altamente especializado, todos los hilos se unen aquí. Solo ella tiene una visión general del estado del proveedor, los productos pedidos, la frecuencia de los pedidos y las condiciones dadas.

1.1 Puntos claves:

  • 👉 Es una función de importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa.
  • 👉 El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos, ya que en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja.
  • 👉 Puede mejorar o estropear la reputación por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.
  • 👉 Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, desde la fuente correcta y por su puesto, a un precio justo.

En general, del departamento de compras es  responsable de conocer la oferta del mercado, recoger las necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la selección de los proveedores, negociar precios y condiciones de compra.

Todo ello para hacer los pedidos de manera correcta e inteligente.

 

Funciones del departamento de compras

El objetivo básico del área de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto, es decir, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa.

Hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de importancia que evalúes el precio constantemente.

Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

Asegurar el flujo continuo de la producción:

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantención.

Aumentar la rotación de activos:

La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica.

Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial  en caso de escasez de materiales.

Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado.

Algunos consejos:

a) Siempre paga a tiempo:  No juegues con los proveedores valiosos. Si haces una orden, no trates de cambiar la forma, el momento y la cantidad de pago. En el mundo de los negocios las buenas relaciones con los socios comerciales juegan un rol importante. El pago a tiempo es la mejor demostración de una actitud seria.

b) Estipular el tiempo de entrega adecuado:  Si estás tratando con un buen proveedor que proporciona la entrega oportuna de materiales, entonces no debes fijar plazos poco realistas. De lo contrario, el proveedor puede ir a un competidor menos exigente.

c) Hazte amigo con los proveedores: En los negocios no es fácil encontrar verdaderos amigos. La actividad de tu empresa depende de las relaciones con los proveedores, por lo que se debe hacer todo lo posible para personalizar tu relación con ellos

Visita al proveedor en su oficina, recomienda sus productos y servicios a otras personas. En general, debes establecer una estrecha amistad con ellos.

d) Comparte información: Mantén a los proveedores informados con las actividades de tu empresa. Háblales acerca de los nuevos productos, servicios, promociones especiales, cambios en puestos clave en tu empresa, etc.
Pero ojo, todo lo anterior no significa que los proveedores pueden abusar de tu confianza.

Puedes ser exigente, pero lo más importante es que tu siempre seas justo.

Indícales claramente tus necesidades, la calidad de los materiales que necesitas y el momento de su entrega. Explica a los proveedores que no vas a pagar un precio más alto que el pagado por otras empresas.

Cualquier relación que tengas con los distintos proveedores debes ir desarrollándola en el tiempo, así que trata de trabajar con proveedores que entiendan y comparten tus puntos de vista sobre los negocios.

Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

La función de compra está íntimamente relacionada con:

  • el departamento de producción, en relación a las especificaciones, flujo de material, herramientas, equipos y máquinas.
  • a marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
  • con finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
  • a recursos humanos para una correcta dotación de personal.
  • y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores.

Formar y desarrollar al personal:

Al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas.

La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación o formación del personal utilizando el recurso humano propio.

Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado y analizado para y por todos los interesados.

La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Una manera eficaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones.

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