Departamento de compras, función, importancia y objetivos en la cadena de suministros

Ninguna empresa puede prescindir de un departamento de compras que funcione bien . Con los conocimientos adecuados, el personal de este departamento puede optimizar toda la empresa.

Importancia del departamento de compras

La creciente importancia del departamento de compras crea oportunidades tanto para las empresas como para los propios compradores. Los departamentos de compras llevan años realizando la función de reducir estrictamente los costos.

Si falta algo, las personas acuden al departamento de compras . Allí se realizan los pedido y los materiasles/materias primas estarán disponibles en poco tiempo. Pero el departamento de compras no solo es responsable de las compras según sea necesario . Más bien, utiliza estrategias para garantizar que se identifiquen los ahorros potenciales en la empresa.

Al mismo tiempo, las medidas de optimización son poco frecuentes en este departamento, por lo que las pequeñas y medianas empresas, deben poner enfoque en regular y monitorealas constantemente . En consecuencia, el departamento de compras puede hacer grandes ahorros en la empresa.

El departamento de compras debe ser altamente especializado, todos los hilos se unen aquí. Solo ella tiene una visión general del estado del proveedor, los productos pedidos, la frecuencia de los pedidos y las condiciones dadas.

1.1 Puntos claves:

  • 👉 Es una función de importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa.
  • 👉 El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos, ya que en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja.
  • 👉 Puede mejorar o estropear la reputación por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.
  • 👉 Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, desde la fuente correcta y por su puesto, a un precio justo.

En general, del departamento de compras es  responsable de conocer la oferta del mercado, recoger las necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la selección de los proveedores, negociar precios y condiciones de compra.

Todo ello para hacer los pedidos de manera correcta e inteligente.

 

1. Funciones del departamento de compras

El objetivo básico del área de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto, es decir, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa.

1.1 Hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de importancia que evalúes el precio constantemente.

Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

1,2. Asegurar el flujo continuo de la producción:

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantención.

1.3. Aumentar la rotación de activos:

La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

14. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica.

Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

1.5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial  en caso de escasez de materiales.

Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado.

Algunos consejos:

a) Siempre paga a tiempo:  No juegues con los proveedores valiosos. Si haces una orden, no trates de cambiar la forma, el momento y la cantidad de pago. En el mundo de los negocios las buenas relaciones con los socios comerciales juegan un rol importante. El pago a tiempo es la mejor demostración de una actitud seria.

b) Estipular el tiempo de entrega adecuado:  Si estás tratando con un buen proveedor que proporciona la entrega oportuna de materiales, entonces no debes fijar plazos poco realistas. De lo contrario, el proveedor puede ir a un competidor menos exigente.

c) Hazte amigo con los proveedores: En los negocios no es fácil encontrar verdaderos amigos. La actividad de tu empresa depende de las relaciones con los proveedores, por lo que se debe hacer todo lo posible para personalizar tu relación con ellos

Visita al proveedor en su oficina, recomienda sus productos y servicios a otras personas. En general, debes establecer una estrecha amistad con ellos.

d) Comparte información: Mantén a los proveedores informados con las actividades de tu empresa. Háblales acerca de los nuevos productos, servicios, promociones especiales, cambios en puestos clave en tu empresa, etc.
Pero ojo, todo lo anterior no significa que los proveedores pueden abusar de tu confianza.

Puedes ser exigente, pero lo más importante es que tu siempre seas justo.

Indícales claramente tus necesidades, la calidad de los materiales que necesitas y el momento de su entrega. Explica a los proveedores que no vas a pagar un precio más alto que el pagado por otras empresas.

Cualquier relación que tengas con los distintos proveedores debes ir desarrollándola en el tiempo, así que trata de trabajar con proveedores que entiendan y comparten tus puntos de vista sobre los negocios.

1.6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

La función de compra está íntimamente relacionada con:

  • el departamento de producción, en relación a las especificaciones, flujo de material, herramientas, equipos y máquinas.
  • a marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
  • con finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
  • a recursos humanos para una correcta dotación de personal.
  • y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores.

1.7. Formar y desarrollar al personal:

Al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas.

La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación o formación del personal utilizando el recurso humano propio.

1.8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado y analizado para y por todos los interesados.

La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Una manera eficaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones.

2. Objetivos del departamento de compras

En las empresas tradicionales, el objetivo es encontrar el precio más bajo posible por el servicio o el artículo que se está comprando. También que cumplan con las especificaciones especificaciones.

Sin duda este es un objetivo importante, sin embargo, la compra moderna va más allá de la simple reducción de los costos. Un departamento moderno solo comprará lo que necesita y para cuando lo necesite. Además de obtener el mejor precio posible, las compras tienen otros objetivos.

  1. Evitar la escasez: este departamento debe garantizar que los proveedores sean de calidad y confiables, para que tu empresa no cierre debido a defectos o faltantes de materia prima. También debe asegurar que la entrega sea confiable para que la materia prima llegue a tiempo.
  2. Un segundo objetivo es reducir el inventario siempre que sea posible. Si compras una cantidad mayor para obtener un descuento en el precio, debes comparar los ahorros con el costo adicional de mantener ese inventario adicional hasta que la fábrica lo necesite. Observan el costo total de cada transacción.
  3. Un tercer objetivo es reducir los plazos de entrega de tus proveedores:  en este punto, compartir información es primordial para un flujo contíunuo y eficiente. Y no siempre el que cobra menos es el mejor. También pudedes considerar empresas cercanas que permitan canales de suministro más cortos y entregas más frecuentes.

3. Responsabilidades del departamento de compras

3.1. Evaluar y seleccionar los proveedores

Quizás el más importante deber del departamento de compras es evaluar y seleccionar proveedores.

Selecciona el proveedor adecuado y todo funcionará sin problemas. Elije el proveedor equivocado y todo el negocio podría verse interrumpido. Por este motivo, muchos departamentos de compras tienen una lista de proveedores preferidos; que son empresas con un buen historial de entregas puntuales y con productos de calidad.

Si tienes la opción, siempre haz negocios con uno de tus proveedores preferidos.

Es importante conservar el derecho de seleccionar proveedores. Por supuesto, este derecho no significa que compras no debería solicitar ayuda para identificar o evaluar posibles proveedores.

Ingeniería, por ejemplo, puede solicitar la selección de proveedores mediante la evaluación de las capacidades de algunas materias primas y el rendimiento de éstas en los procesos.

Sin embargo, el personal que no es de compras no puede hacer compromisos con vendedores o celebrar acuerdos contractuales sin la participación del departamento de compras.

3.2. Revisar especificaciones

La autoridad para revisar las especificaciones de materiales está también dentro del control de compras, aunque otras áreas  a veces cuestionan este derecho.

El personal de compras debe trabajar duro para desarrollar conocimiento y experiencia con una amplia variedad de materiales.

Esta responsabilidad le permite a compras revisar las especificaciones cuando sea necesario. Por ejemplo, el personal de compras puede cuestionar si un material de bajo costo  puede cumplir con las tolerancias especificadas por un ingeniero.

El derecho a cuestionar las especificaciones de material también ayuda a evitar el desarrollo especificaciones de materiales que sólo un proveedor favorito de un usuario puede satisfacer.

Mediante la combinación de requisitos de compra, la compra a menudo también puede lograr menor costo total.

3.3. Actuar como el contacto principal con los proveedores

Históricamente los departamentos de compras han mantenido una política donde los proveedores tienen en contacto únicamente el personal de compras.

Aunque esto tiene sentido desde el punto de vista de control, algunas empresas de hoy están empezando a relajarse en esta política.

Hoy la compra debe actuar como el principal contacto con los proveedores, pero otras áreas debes ser capaces de interactuar directamente con los proveedores, según sea necesario.

La participación de varias personas permite que el proceso de comunicación entre clientes, compras, ventas y otras funciones internas pueda ser más eficiente y precisa.

Aunque la compra debe conservar el derecho de ser el contacto principal con los proveedores, con la participación de otras personas puede mejorar la transferencia de información y conocimiento entre la compra y venta en las organizaciones.

3.4. Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra

Un parte importante es que compras tiene el derecho de determinar cómo adjudicar los contratos.

Por ejemplo, si compras adopta un enfoque de licitación pública, ¿cuántos proveedores va a solicitar?

Compras también debe liderar o coordinar las negociaciones con los proveedores.

Una vez más, esto no significa que la compra no debe solicitar ayuda a otras funciones para apoyar el o los procesos de negociación.

Esto significa que compras se reserva el derecho de controlar el proceso global, actuar como un agente para cometer un buen acuerdo lega,l y negociar un buen precio de compra.

4. Políticas del departamento de compras

Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda comprar de manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte en los proveedores.

La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una importante contribución a la rentabilidad.

Hay algunos principios importantes que debes tener en cuenta para la creación de una buena política de compras:

  • Transparencia: mantener todos los documentos y registros.
  • Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe tener igualdad a la hora de postular a licitaciones.

4.1. Autoridad

En las primeras etapas del negocio puedes asumir la responsabilidad de todas las compras.

A medida que creces puedes delegar a empleados específicos o permitir que cualquier empleado compre suministros hasta un cierto valor.

Arreglos informales pueden dar lugar a la compra ineficiente o generar residuos a través de la duplicación de las órdenes.

La creación de una estructura formal de adquisición permite identificar o nombrar claramente los individuos para asumir la responsabilidad de la compra de manera eficiente y obtener valor para el dinero invertido en los proveedores.

4.2. Límites

La política debe establecer los límites de gastos para los empleados o gerentes que tienen la autoridad de comprar.

La empresa puede permitir a los jefes de departamento comprar suministros de bajo costo, como la papelería para la oficina, hasta un cierto valor sin tener que pedir autorización.

Si nombran a los directores o jefe(s)de compras, se pueden autorizar compras hasta un valor convenido sin solicitar autorización adicional.

Para las compras por encima del límite acordado, o para la compra de equipos que representan inversiones de capital, deben obtener la aprobación de del gerente o su consejo de administración.

4.3. Proveedores preferidos

Una política de contratación podrá establecer los nombres de los proveedores preferidos para ciertos tipos de productos.

Proveedores preferidos son empresas que han demostrado que pueden entregar suministros que cumplen con sus estándares de calidad a precios competitivos.

El uso de proveedores preferentes simplifica el procedimiento de compra, porque el responsable de compras no tiene la necesidad de acercarse a un número de diferentes proveedores y evaluar sus ofertas.

4.4. Selección de Proveedores

Si la empresa no cuenta con proveedores preferentes para determinados productos o suministros, se debe establecer los criterios para la selección de proveedores en la política de adquisiciones.

Es común que un comprador buscando un nuevo proveedor le pedirá  a tres empresas en promedio a presentar propuestas o cotizaciones.

La política de contratación debe especificar si la elección del proveedor será basada en la calidad del producto, la capacidad de cumplir con los plazos de entrega, precio, disponibilidad de servicio post-venta, o una combinación de esos factores.

Los criterios variarán con el tipo de compra. Por ejemplo, para la elaboración de pulpas de frutas, es probable que la calidad de la fruta sea el factor más importante.

En cambio, si buscas productos commodities como el papel de oficina, el precio probablemente va a ser decisivo.

4.5. Consideraciones Éticas

Para un número cada vez mayor de empresas,  las consideraciones éticas juegan un papel importante en sus decisiones de compra.

Su política de contratación puede por tanto,afirmar que la empresa sólo ocupará a proveedores que tienen una política ambiental reconocida/certificada o una preocupación importante hacia sus empleados.

En este caso, la política puede señalar que tu empresa va a inspeccionar las instalaciones del proveedor para asegurar que existan buenas condiciones de trabajo.

5. Mejorar las compras

Adoptar un enfoque estratégico para la compra es una parte importante para impulsar la eficiencia y la rentabilidad de tu empresa.

Aquí hay algunos consejos simples pero efectivos sobre cómo tu empresa puede mejorar sus métodos de compra.

5.1. Centralizar compras

Esta es una estrategia de uso común mediante la cual las compras para toda la empresa son realizadas por un departamento. Permite un mayor control sobre la compra en todos los niveles y ayuda a minimizar el desperdicio.

5.2. Plan de compras

Identifique proveedores preferidos en diferentes categorías en función de criterios como la calidad, el precio y el historial de entregas. De esta forma, su empresa tendrá opciones y podrá tomar decisiones mejor informadas sobre las compras.

Esto es valioso en el caso de que un proveedor principal aumente sus precios o cese la producción del producto en cuestión. Comprar exclusivamente a un proveedor puede ser arriesgado, a menos que el producto sea altamente especializado.

5.3 Centrarse en la calidad

Las empresas deben ir más allá de trabajar en la calidad de sus propios productos para garantizar que sus proveedores estén tan atentos en sus operaciones.

Evalúe y analice la calidad de los procesos y productos de sus proveedores, y luego elija aquellos que cumplirán constantemente sus promesas.

5.4 Compra local

Si se puede hacer sin comprometer la calidad o la competitividad de los precios, busque comprar localmente. Le ayudará a crear relaciones cercanas con sus proveedores y reducir los costos de envío.

5.5. Construir relaciones con proveedores a largo plazo

El desarrollo de relaciones a largo plazo con proveedores crea una asociación mutuamente beneficiosa.

Los productos de mejor calidad y las reducciones de precios son las principales ventajas de las relaciones sólidas y los contratos a más largo plazo. La comunicación abierta entre comprador y proveedor también puede conducir a servicios más personalizados.

5.6. Explore la subcontratación de algunas compras

Es importante que las empresas reconozcan sus competencias básicas de compra.

Pueden ser efectivos en la adquisición de suministros que usan comúnmente. Pero si un proyecto especial requiere productos desconocidos, puede ser útil buscar el asesoramiento de un consultor de compras que se especialice en el producto en cuestión.

5.7. Entender los costos de inventario.

Las empresas deben tener un desglose preciso de lo que cuesta almacenar bienes y trabajar para reducir el inventario y minimizar los costos y el desperdicio .

Comunicar las necesidades previstas de una empresa a los proveedores ayudará con la entrega a tiempo y minimizará la necesidad de almacenamiento.

5.8. Base la gestión de la cadena de suministro en la demanda en tiempo real

La compra es solo un elemento en su cadena de suministro. Adoptar métodos de compra eficientes, junto con procesos de fabricación y entrega ajustados, puede ayudar a reducir el tiempo de entrega del cliente.

5.9. Negociar constantemente

Incluso si una empresa está satisfecha con sus proveedores, es importante revisar y negociar acuerdos regularmente. Realizar una revisión anual de todos los proveedores es una buena idea.

Hacer un esfuerzo más amplio para mejorar la eficiencia operativa

Estas medidas directas son relativamente fáciles de implementar y pueden generar ahorros para las empresas que las adoptan. Pero si bien la implementación de estrategias de compra es importante para aumentar la eficiencia general, deberían formar parte de un esfuerzo más amplio de eficiencia operativa .

6. Efectos de las actividades de compra en la productividad

La función de compra tiene un impacto en la productividad. Obviamente, los compradores deben considerar los costos, los plazos de entrega y los registros de entrega a tiempo de los proveedores; pero estos no son los únicos factores que afectan la productividad.

La mala calidad provoca rechazos en la inspección entrante. Si no se detecta allí, la mala calidad puede dar como resultado un producto defectuoso durante la fabricación, o incluso la inspección final.

Cada vez que ocurre una no conformidad en un artículo comprado, reduce la productividad. Pierde el tiempo mientras los artículos se ponen en espera a la espera de su disposición. Gastas dinero en forma de costos de mano de obra y costos de desecho de materiales.

Disminuye la productividad al requerir re-proceso, reemplazo o reparación de productos manufacturados. La compra, al poner demasiado énfasis en los costos y la entrega y no lo suficiente en la calidad, puede contribuir a la reducción de la productividad causada por la mala calidad.

La clave es tener un equilibrio adecuado de costos, entrega y calidad. Cuando la cantidad de dinero aplicada para reparar o reelaborar artículos comprados es mayor que la cantidad de dinero ahorrada comprando a un proveedor de bajo costo o un proveedor de tiempo de entrega corto, entonces el saldo entre costos, entrega y calidad no es como debería ser.

El dinero ahorrado se gasta al tener que lidiar con los problemas de calidad. Los compradores no sabrán necesariamente cómo su elección de proveedor está afectando la productividad. Aquí es donde se necesita una buena comunicación entre el departamento de compras y los departamentos de fabricación y calidad.

Un comprador puede pensar que está ahorrando dinero al ordenar a un proveedor específico, pero debido a la menor calidad, en realidad puede estar costando a la compañía más dinero del que está ahorrando debido al tiempo y los recursos gastados en reparaciones y re-procesos.

No sabrían esto a menos que se les informe de la información. Deben estar bien informados para crear y mantener el equilibrio adecuado entre costos, entrega y calidad.

Otra forma en que las compras afectan la productividad es haciendo pedidos a proveedores no aprobados, especialmente si no se lo dicen al departamento de calidad.

Algunas compañías tienen proveedores aprobados de los cuales se deben comprar productos y servicios. Estos proveedores a menudo son aprobados por el departamento de calidad o el departamento de compras, o ambos, de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de la empresa.

Pero, ¿qué sucede cuando se realiza un pedido de un proveedor no aprobado y las piezas se entregan antes de que el proveedor sea aprobado? En la mayoría de las empresas esto requeriría una desviación o una inspección mucho mayor, o incluso un tipo de producto 100 por ciento. Cualquiera de estos es costoso y requiere mucho tiempo.

El tiempo y el dinero utilizados en estas actividades disminuyen la productividad, y el costo de inspección adicional puede superar cualquier ahorro de costos del proveedor no aprobado.

Suponga que el pedido se realizó con un proveedor no aprobado, y antes de que se entreguen las piezas, una auditoría de proveedor descalifica al proveedor. ¿Entonces que? Si se permite el envío del pedido, se necesita nuevamente una inspección o clasificación intensas, lo que desperdicia tiempo y dinero al tiempo que disminuye la productividad.

Se reconoce que a veces un comprador tiene que ordenar a un proveedor no aprobado para cumplir con los cronogramas de producción o para mantener los costos dentro del presupuesto.

Las excepciones comerciales ocasionales son inevitables en los mercados actuales, pero cuando estas situaciones son demasiado frecuentes, es una indicación de problemas más serios en la forma en que opera la empresa y el equipo de gestión debe abordarlos.

7. Compras electrónicas

El proceso de compra puede simplificarse significativamente si la compra se digitaliza . Esto también ayuda a evitar errores y facilita la comparación de diferentes ofertas. Los compradores y proveedores están vinculados electrónicamente, lo que los libera de las tareas rutinarias.

Conclusión

Pese a pasar desapercibida en muchas ocasiones, el departamento de compras tiene una importancia estratégica dentro de las empresas.

No solo se ocupan de suplir con materiales y/o materias primas, sino que tienen una gran responsabilidad en la toma de decisiones.

Cada decisión en las compras tiene un impacto en el capital de trabajo y en el buen funcionamiento de las operaciones.

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